giovedì 26 febbraio 2015

Il gruppo di lavoro

In questo articolo vengono definite le caratteristiche del lavoro di gruppo, proponendo alcuni punti di attenzione per migliorarne il processo stesso di lavoro.

Il percorso formativo ci permetterà di:

ü  definire il fenomeno "lavoro di gruppo";

ü  distinguere le caratteristiche principali del gruppo di lavoro;

ü  mettere in atto consapevolmente metodologie di lavoro efficaci per il raggiungimento dei risultati.

Noi tutti siamo continuamente coinvolti in gruppi diversi: sportivo, spontaneo, di lavoro ecc. Ma i gruppi non sono tutti uguali. Ai fini della nostra analisi occorre distinguere il gruppo dal gruppo di lavoro.
 
  1. Il gruppo
Può essere descritto come un insieme più o meno grande di persone:

  • con una comune percezione della loro unità
  • interdipendenti
  • interagenti in un certo periodo e in un dato spazio
  • legate da un senso di appartenenza
  • con valori, norme, ruoli dichiarati e condivisi
  • orientate più o meno consapevolmente alla stessa meta da bisogni e desideri

I gruppi possono fornire uno sbocco per i bisogni di affiliazione: amicizia, sostegno, affetto. Possono fornire il mezzo per sviluppare, intensificare o confermare il senso dell’identità o per confermare l’autostima; attraverso il gruppo una persona può formare o aumentare il senso della sua identità, può raggiungere un certo prestigio, può quindi aumentare il suo senso di autostima. Il gruppo può fornire il mezzo per poter verificare la realtà; raggiungendo un certo accordo tra loro, i membri del gruppo possono cominciare a percepire come reali e stabili parti dell’ambiente che potevano apparire incerte; ciascun individuo può inoltre verificare le sue percezioni personali confrontandole con quelle degli altri. Il gruppo può fornire il mezzo per aumentare la sicurezza e il senso di potere nell’affrontare un "pericolo" comune. Il lavoro di gruppo non è soltanto lo svolgimento di un compito, ma comprende e richiede sia la gestione delle relazioni sia la gestione dell’operatività.

 
  1. Il gruppo di lavoro
E' un insieme limitato di persone con la consapevolezza della loro unità:

  • interdipendenti
  • interagenti in un certo periodo e in un dato spazio
  • legate da un senso di appartenenza
  • con valori, norme, ruoli dichiarati, negoziati e condivisi
  • impegnate a raggiungere un obiettivo scelto e assegnato
  • impegnate nello svolgimento di un compito
  • motivate da interessi professionali o aziendali
Il gruppo di lavoro svolge specifiche attività come soluzione di problemi, progettazione di attività e beni, preparazione di procedure finalizzate al raggiungimento di un obiettivo, realizzate attraverso modalità, tempi, metodi, risorse.
Nel lavoro di gruppo emergono:
  • negoziazioni di: obiettivi, metodi, ruoli, idee, decisioni;
  • confronto tra: persone, capacità, culture, stili di comunicazione.
Il lavoro di gruppo deve quindi sviluppare:
  • integrazione di: obiettivi individuali del gruppo e dell’organizzazione, metodologie, ruoli, competenze, qualità personali;
  • gestione delle differenze: competenze, percezioni, idee, soluzioni, aspettative, motivazioni.
All'interno del gruppo di lavoro si registrano:

  • sentimenti
  • affetti
  • fantasie
  • motivazioni
  • desideri
  • frustrazioni
  • aspettative
  • ecc.
che ogni persona sviluppa verso:

  • i colleghi
  • il compito del gruppo
  • il gruppo stesso
  • il leader
  • se stesso
  • l’organizzazione
  • ecc.
Queste componenti emotivo/affettive caratterizzano quello che per semplicità definiamo gruppo di base. Il raggiungimento del compito e degli obiettivi è costantemente influenzato dalla dimensione di base. Quindi il gruppo di lavoro è influenzato nel suo funzionamento dal gruppo di base.

 

3.    I fattori costitutivi del gruppo di lavoro


Per svolgere il suo lavoro, il gruppo di lavoro si dota di:

  • un obiettivo: risultato atteso dal gruppo di lavoro, coerente con i risultati attesi dall’organizzazione.
  • un metodo: strategia con cui si affronta un percorso, un compito, un obiettivo.
  • dei ruoli: insieme dei comportamenti che ci si aspetta da chi occupa una posizione all’interno del gruppo.
  • una leadership: riguarda la condizione del gruppo di lavoro, relativamente a individui e gruppo.
  • un metodo di comunicazione: processo che garantisce lo scambio di informazioni nel gruppo, fa funzionare il gruppo.
  • un clima: indica la "qualità" dell’ambiente del gruppo, fatta di sentimenti, percezioni, opinioni.
  • un profilo di sviluppo: crescita delle competenze dell’individuo nel gruppo e dell’intera competenza del gruppo.
I membri possono comportarsi in modo da facilitare il lavoro di gruppo, quando ad esempio si:
  • propongono soluzioni
  • propongono idee
  • chiedono informazioni
  • danno informazioni
  • chiedono opinioni
  • danno opinioni
  • rielaborano
  • riassumono
Comportamenti che favoriscono il lavoro di gruppo sono:

  • verificare il consenso
  • mediare
  • accettare la tensione
  • incoraggiare
  • sostenere/dare riconoscimenti
  • gestire i compiti anziché favorire la rottura dei rapporti

Comportamenti che ostacolano il lavoro di gruppo sono:

  • fare conversazioni private
  • creare alleanze
  • prevaricare
  • ritirarsi/estraniarsi
  • giocherellare con il gruppo
  • non prendere sul serio
  • non ascoltare
  • ripetersi
  • non utilizzare i suggerimenti
  • autoconfessarsi/sfogarsi.
 
  1. Indicazioni per rendere più efficace il lavoro di gruppo
Per migliorare il proprio modo di lavorare, il gruppo di lavoro deve dotarsi di metodi e strumenti che garantiscano la buona realizzazione del compito e il pieno raggiungimento degli obiettivi.
Occorre definire un efficace metodo di lavoro che permetta di chiarire e condividere tra i membri del gruppo di lavoro:

a.    Il metodo di discussione
Il metodo di discussione deve essere finalizzato ad ottenere la più ampia partecipazione attiva delle risorse.
Lasciare la discussione al caso significa lasciare spazio al gioco dell’influenza e dei ruoli informali.
Per attivare una buona discussione occorre definire tempi e modalità per esprimere opinioni personali, sensazioni a ruota libera e raccogliere e classificare dati e fatti concreti;
Ciò può essere fatto attraverso:

  • il giro di tavolo
  • l' iscrizione a parlare
  • controllando il tempo a disposizione
In un gruppo di lavoro per gestire il conflitto e le differenze individuali occorre:

  • arricchire la comunicazione ed il feed-back
  • incrementare l’autoconoscenza
  • usare costruttivamente il conflitto
  • incrementare l’ascolto attivo
  • accertare tutti i punti di vista come "veri", fornire feed-back realistico specifico.
  • valorizzare le capacità, assegnare ruoli coerenti con le capacità.
  • usare la negoziazione, ragionare sui dati e sui fatti.
  • non presumere di sapere quello che verrà detto, porre domande a chi parla.
Per verificare se la riunione del gruppo di lavoro utilizza un buon metodo di discussione proponi al tuo Team di commentare la check-list (vedi glossario).
Per approfondire meglio il tema ti consigliamo di consultare le pagine sulla comunicazione (vedi glossario).

 b.    Il metodo di decisione
Un buon metodo di decisione ha lo scopo di:
  • affrontare o dirimere contrasti e divergenze
  • prendere le decisioni relative al compito
  • realizzare l'organizzazione operativa (quale candidato per un ruolo, definire tempi di lavoro ecc.)
Le decisioni possono essere prese a:
  • maggioranza
  • unanimità
  • delega
  • a "imbuto"
Il metodo di decisione "a imbuto" prevede che vengano formulate soluzioni alternative, che vengano confrontate con gli obiettivi critici, e pertanto prioritari, con i vincoli (tempo, budget, risorse ecc.) e con i possibili imprevisti.
La soluzione viene quindi costruita progressivamente attraverso confronti senza possibilità di ritorno sui livelli di decisione acquisiti.
Nella pianificazione del tempo di una riunione vanno tenuti in considerazione alcuni momenti centrali:
  • tempo per la definizione del compito (definire obiettivo, scegliere metodo, definire i tempi, raccogliere opinioni);
  • tempo per la presa di decisione (raccogliere dati e fatti, classificarli, avanzare proposte, prendere decisioni);
  • tempo per le conclusioni.
c.    L’agenda
L'agenda di una riunione o di una attività serve a definire chi fa - che cosa - e quando. In particolare:
  • stabilire una "scaletta" che scandisca il "tempo comune"
  • costruire l’agenda e delineare il calendario dei lavori
  • impegnare reciprocamente energie e capacita’.
L'agenda deve tenere ben presenti:
  • obiettivi
  • priorità
  • scadenze
  • verifiche
  • responsabilità
d.    Il problem solving
A livello di gruppo, il problem solving deve trovare un livello maggiore di condivisione e integrazione delle soluzioni. In particolare occorre superare l'atteggiamento di "caccia al colpevole", "chi è stato?" A favore di: "perché succede?"
Per approfondire il tema consulta le pagine sul problem solving (descrivere di seguito)
Ti proponiamo di commentare insieme al tuo Team la check-list di seguito riportata.

e.    La check list problem solving
PER CONTROLLARE IL CORRETTO SVOLGIMENTO DA PARTE DEL GRUPPO DEL PROCESSO DI PROBLEM SOLVING OCCORRE:

1. verificare l’accordo su ciascuna delle fasi di lavoro del gruppo
2. coinvolgere tutti i membri nella definizione del problema (accordo)
3. verificare la correttezza della definizione del problema (falsi problemi)
4. evitare di sentirsi eccessivamente tranquillizzato da un accordo dichiarato senza averne approfondito il significato individuale, in qualsiasi momento del lavoro (scendere sul concreto)
5. proporre le metodologie di problem solving collegandole alle fasi logiche di risoluzione dei problemi (verifica comprensione e accordo)
6. "apprendere facendo" e gestire l’errore (di conduzione, di metodo) come una ulteriore informazione utile a correggersi
7. assicurarsi che tutte le alternative siano in tavola prima di valutarle
8. verificare che lo sforzo sia diretto verso ostacoli sormontabili (non analizzare il passato e ciò che si sarebbe dovuto fare, ma l’oggi per programmare il domani; verificare il livello di cambiamento atteso e i vincoli per la fattibilità).


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